Askıdaki Ürünler ve ÜTS Stok Mutabakatı: Fiziki Stok ile ÜTS Stoku Neden Tutmaz?

Depoda rafta duran bir ürün için müşterinize verme bildirimi yapmaya çalışıyorsunuz ve ÜTS “stokta yeterli ürün yok” diyor. Ya da tedarikçiniz “ürünleri gönderdik, neden almıyorsunuz?” diye arıyor. Bu iki durumun ortak noktası aynıdır: ÜTS'deki kayıt ile gerçek hayattaki stok birbirinden ayrılmıştır. Bu rehberde askının ne olduğunu, farkların neden oluştuğunu ve bunları nasıl sistematik olarak kapatabileceğinizi anlatıyoruz.

Askı nedir?

ÜTS'de ürünün el değiştirmesi iki adımlıdır: veren firma verme bildirimi yapar, alan firma alma bildirimi ile bunu kabul eder. Verme yapılmış ama alma henüz yapılmamışsa ürün askıdadır.

Askıdaki ürün:

• Alıcının stoğuna aktarılmaz; ÜTS açısından hâlâ verenin üzerinde, ama onun da kullanabileceği stokta değildir.
• Hiçbir taraf tarafından başka bir bildirimle hareket ettirilemez (UTS-H009, UTS-H047).
• Alıcının yeniden verme gibi sonraki bildirimlerini engeller; alıcı ürünü kendi müşterisine ÜTS üzerinden sevk edemez.

Askı neden oluşur?

• Alıcı alma bildirimini unutur veya erteler. En yaygın neden budur; özellikle yoğun mal kabul günlerinde.
• Alıcı farklı bir ÜTS kurumu olarak kayıtlıdır. Verme yanlış kuruma yapılmıştır; alıcı göremez veya UTS-H034 alır.
• Fiziki sevkiyat eksik veya farklıdır. Bildirimde 100 adet, kolide 90 adet vardır; alıcı neyi alacağına karar veremez.
• İade süreçleri ters işletilir. Alıcı ürünü fiziksel olarak iade eder ama ters verme bildirimi yapmaz.
• Alıcı ürünü istemez. “Almak istemiyorum” seçeneği kullanılmaz ve verme öylece bekler.

İlgili hata kodları

Tüm kodlar için ÜTS hata kodları sözlüğüne bakabilirsiniz.

ÜTS stoku ile fiziki stok neden tutmaz?

Askı, farkların yalnızca bir kısmıdır. Sahada sık gördüğümüz diğer nedenler şunlardır:

Son maddenin ilginç bir kaynağı vardır: ÜTS'nin “Ayrıntılı Sorgula” ekranında son bir saatteki işlemler görünmez, bir sonraki saatin başında görünür. Bildirimi yapılmamış sanılan bir işlemin tekrar gönderilmesi mükerrer kayıt veya hata üretir. Entegrasyonlarda ve elle kontrollerde bu gecikmeyi hesaba katın.

Stok mutabakatı nasıl yapılır? Adım adım

1. ÜTS stokunu alın. “Tekil Ürünlerimi Excele Aktar” çıktısı gün içinde e-posta ile gelir; web servis kullanıyorsanız tekil ürün sorgulama ile alabilirsiniz.
2. Fiziki ve ERP stokunu aynı kırılımda hazırlayın. Karşılaştırma ürün numarası + lot + seri bazında yapılmalıdır; yalnızca ürün kodu bazındaki toplamlar farkları gizler.
3. Askıdaki ürünleri ayırın. Size yapılmış ama almadığınız vermeleri (“Kabul Edilecek Tekil Ürünler”) ve sizin yapıp karşı tarafın almadığı vermeleri ayrı listeleyin.
4. Farkları nedenlerine göre sınıflandırın. Eksik alma, eksik çıkış bildirimi, yanlış lot, kayıp/zayi.
5. Her fark için doğru bildirimi yapın:
   • Rafta olan ama ÜTS'de askıda bekleyen ürün → alma bildirimi.
   • Satılmış ama ÜTS'de duran ürün → ilgili verme veya tanımsız yere verme bildirimi; yurt dışına gittiyse ihracat bildirimi.
   • Fiziki stoktan az üretim/ithalat bildirimi → eksik adet için yeni üretim veya ithalat bildirimi.
   • Kayıp, çalınma, yangın veya sayım farkı → HEK/zayiat bildirimi, uygun tür seçilerek (sayım farkı için stok düzeltme).
   • SKT'si geçmiş ürün → yalnızca geri çekme veya imha/bertaraf bildirimi.
6. Karşı taraflarla iletişime geçin. Uzun süredir askıda bekleyen vermeleri müşterilerinize liste hâlinde iletin; alıcı henüz almadıysa hatalı vermeleri iptal edin.
7. Bir saat sonra tekrar sorgulayın ve farkların kapandığını doğrulayın.

Örnek senaryo: Bir distribütörün ay sonu mutabakatı

Bir medikal distribütörün ay sonunda yaptığı karşılaştırmada, belirli bir kateter lotu için ERP 120 adet, ÜTS ise 80 adet stok gösteriyor olsun. Farkın 40 adet olduğu görülür. Adım adım inceleme şöyle ilerleyebilir:

• “Kabul Edilecek Tekil Ürünler” listesine bakıldığında tedarikçinin 30 adetlik bir vermesinin hâlâ alınmadığı görülür. Ürün fiziken depodadır; alma bildirimi yapılır ve fark 10 adete iner.
• Kalan 10 adet için satış belgeleri incelendiğinde, bir müşteri kuruma kesilen faturanın ERP'de iptal edilip yeniden kesildiği, ancak ÜTS'deki ilk verme bildiriminin iptal edilmediği anlaşılır. Müşteri bu vermeyi almadığı için ürünler askıdadır; hatalı verme iptal edilir.
• Bir saat sonra yapılan sorgulamada iki stok eşitlenmiş olarak görünür.

Bu örnek, farkların çoğunun “kayıp” değil, eksik veya hatalı bildirimden kaynaklandığını gösterir. Kaynağı bulunamayan fark kalırsa HEK/zayiat “stok düzeltme” son çare olarak değerlendirilir.

Askıyı önlemek için iyi uygulamalar

• Mal kabulde alma yapın: Ürün depoya girdiği gün alma bildirimini yapmak, askının alıcı tarafındaki kaynağını kapatır.
• Gelen vermeleri günlük izleyin: Size yapılmış vermeleri alış faturası ve irsaliyeyle eşleştirin; uymayanları tedarikçiyle hemen konuşun.
• İstemediğiniz vermeleri bekletmeyin: “Almak istemiyorum” seçeneğini kullanın.
• Doğru alıcıyı seçin: Verme yapmadan önce alıcının ÜTS kurumunu doğrulayın; aynı kurumun depoları arasındaki transfer için bildirim gerekmez, firma kendisine verme yapamaz (UTS-H108).
• Fatura iptalini ÜTS'ye yansıtın: ERP'de iptal edilen belgelerin ÜTS bildirimini, alıcı alma yapmadan iptal edin.

Mutabakatı ne sıklıkla yapmalı?

Yasal bir sıklık tanımı yoktur, ancak farkların kaynağını bulmak zaman geçtikçe zorlaşır. Hareketi yoğun firmalarda askı listesinin günlük, lot/seri bazındaki tam mutabakatın ise en az aylık ve her fiziki sayımdan sonra yapılması iyi bir uygulamadır. Fatura ile ÜTS kaydı arasındaki uyum yalnızca bir stok konusu değil, denetimde her satışın tekil bildirimle belgelenmesi konusudur da.

UzmanUTS ile otomatik mutabakat

Elle mutabakat, büyük Excel dosyaları ve uzun telefon görüşmeleri demektir. UzmanUTS bu işi sürekli bir rapora dönüştürür:

• ÜTS stokunu ERP ve fiziki stokla lot ve seri bazında karşılaştıran mutabakat raporu,
• Askıdaki ürünler (karşı tarafın almadığı vermeleriniz) ve alınmamış gelen vermeler listeleri,
• Her fark için önerilen düzeltme bildirimi (ör. HEK/zayiat stok düzeltme),
• Gelen vermeleri alış faturası ve irsaliyesiyle eşleştiren, tek tıkla veya toplu alma yapan gelen bildirimler kutusu.

Bayi ve distribütörler için askı yönetimi özellikle kritiktir; ayrıntılar bayi ve distribütör çözümü sayfasında. Mutabakat raporunu kendi verinizle görmek için demo talep edin veya özellikleri inceleyin.

Sık sorulan sorular